Biuro Rachunkowe ołtaszynbiuro rachunkowe wrocław

księgowość wrocław

biuro rachunkowe we Wrocławiu

biura rachunkowe Wrocław Krzyki

księgowość online

usługi księgowe

30 sierpnia 2025

Biała lista podatników, mechanizm podzielonej płatności, rachunek VAT – co musisz wiedzieć?

W ostatnich latach pojawiły się dwa ważne narzędzia, które każdy przedsiębiorca powinien znać: biała lista podatników VAT i obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (split payment). W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy, o co w tym chodzi i jak nie narazić się na kłopoty z fiskusem.

1. Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista to specjalny rejestr prowadzony przez Ministerstwo Finansów, w którym można sprawdzić:

czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
numery rachunków bankowych, na które powinieneś dokonywać przelewów.

Dlaczego to ważne?

Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, ma co do zasady prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów. Jednak, żeby organ podatkowy nie zakwestionował tego prawa, to dostawca towarów czy usług musi być również czynnym podatnikiem VAT.

Z kolei jeśli za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT na kwotę powyżej 15 000 zł brutto zapłacisz na konto, którego nie ma na białej liście, możesz:

stracić prawo do zaliczenia wydatku w koszty podatkowe (w przypadku ryczałtu obowiązek doliczenia do przychodu),
odpowiadać solidarnie z kontrahentem za nieodprowadzony VAT.

Czy można uniknąć konsekwencji?

Tak, ale niestety na złożenie właściwego zawiadomienia ZAW-NR podatnik ma tylko 7 dni od wykonania przelewu na rachunek spoza białej listy. Twoje biuro rachunkowe często nie otrzyma informacji na czas, by móc zwrócić Ci na to uwagę. W takiej sytuacji pozostaje tylko prośba do kontrahenta o zwrot środków i ponowna zapłata, już na rachunek widniejący na białej liście. Innym sposobem na uniknięcie odpowiedzialności jest zapłacenie faktury przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

2. Czym jest mechanizm podzielonej płatności (split payment)?

Split payment to sposób zapłaty faktury, w którym pieniądze dzielą się automatycznie na dwie części:

kwotę netto (trafia na „zwykłe” konto sprzedawcy),
kwotę VAT (trafia na specjalny rachunek VAT).

Przelew wykonuje się za pomocą specjalnego komunikatu w banku. Split payment ma charakter dobrowolny albo obowiązkowy.

Kiedy split payment jest obowiązkowy?

Musisz go zastosować, gdy:

płacisz za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT (np. stal, elektronika, paliwa, usługi budowlane, sprzedaż detaliczna części samochodowych),
kwota faktury przekracza 15 000 zł brutto,
na fakturze widnieje dopisek „mechanizm podzielonej płatności”.

Dlaczego to ważne?

Jeśli w sytuacji obowiązkowej nie zapłacisz z użyciem mechanizmu podzielonej płatności, narażasz się na:

dodatkowe sankcje podatkowe,
brak możliwości zaliczenia wydatku w koszty.

Jeśli doszło do pomyłki, to pozostaje, tak samo jak w przypadku zapłaty na rachunek spoza białej listy, poprosić o zwrot wpłaty i zrealizowanie jej ponownie przy zastosowaniu MPP.

3. Co to oznacza w praktyce dla małego przedsiębiorcy?

Zawsze sprawdzaj kontrahenta i jego rachunek na białej liście przy przelewach powyżej 15 000 zł lub płać takie faktury przy zastosowaniu MPP.
Zwracaj uwagę na faktury – jeśli widzisz dopisek o mechanizmie podzielonej płatności na fakturach na kwoty powyżej 15 tys. zł brutto, użyj split payment.
Miej świadomość, że zdarza się, iż sprzedawcy umieszczają na fakturach adnotację „mechanizm podzielonej płatności” mimo iż dana transakcja nie podlega obowiązkowo pod ten mechanizm. Natomiast jeśli na fakturze nie będzie adnotacji mimo takiego obowiązku – nie ponosisz żadnej odpowiedzialności jako nabywca.

4. Rachunek VAT – najważniejsze zasady

Na rachunek VAT trafiają przede wszystkim kwoty podatku VAT z przelewów od kontrahentów. Środki te nie są do swobodnej dyspozycji przedsiębiorcy – można je wykorzystać m.in. do zapłaty:

podatku VAT do urzędu skarbowego,
VAT kontrahentom przy regulowaniu faktur,
innych zobowiązań publicznoprawnych (np. PIT, CIT, ZUS).

Płatność dla kontrahenta przez MPP realizuje się za pomocą specjalnego komunikatu przelewu. W formularzu należy podać:

kwotę brutto,
kwotę VAT,
numer faktury,
NIP dostawcy.

Zaliczki i płatności zbiorcze

W przypadku zaliczki – w polu „numer faktury” wpisuje się np. „zaliczka” albo numer umowy.
Możesz dokonywać płatności zbiorczych, wówczas w polu z numerem faktury należy podać okres w którym zostały wystawione płacone faktury (warunek: okres nie jest dłuższy niż 1 miesiąc).

Zwroty przy pomyłkach w split payment

Jeżeli płatność została wykonana w mechanizmie podzielonej płatności (MPP), to również zwrot musi być zrobiony w tym samym trybie.

Nadpłata – kontrahent zwraca różnicę w split payment.
Błędny przelew – np. płatność za niewłaściwą fakturę – kontrahent robi zwrot MPP, a Ty dokonujesz ponownej prawidłowej zapłaty.

Zwrot środków z rachunku VAT na konto główne

Jeżeli na rachunku VAT zgromadzą się nadwyżki, przedsiębiorca może wystąpić do urzędu skarbowego o ich przelanie na rachunek główny. Urząd ma 60 dni na rozpatrzenie wniosku i wydanie zgody.

Podsumowanie

Biała lista podatników VAT i mechanizm podzielonej płatności to narzędzia, które mają utrudnić wyłudzanie podatków. Dla przedsiębiorcy oznaczają jednak konkretne obowiązki. Jeśli będziesz pamiętał o sprawdzaniu rachunków i stosowaniu split payment tam, gdzie trzeba, unikniesz problemów z fiskusem i zabezpieczysz swoją firmę.