KSeF w praktyce: nadawanie uprawnień
Kontynuujemy serię poradników dotyczących KSeF. Czas na kolejny ważny krok – nadanie uprawnień. Bez tego ani biuro rachunkowe, ani pracownicy nie będą mogli działać w KSeF w imieniu Twojej firmy, tj. przeglądać lub wystawiać faktur.
W KSeF:
-
nie ma jednego wspólnego loginu firmowego,
-
każda osoba loguje się wybraną metodą uwierzytelnienia, najczęściej przez profil zaufany,
-
to przedsiębiorca decyduje, kto i co może robić w systemie.
Poniżej wyjaśniamy w prosty sposób jak nadać odpowiednie uprawnienia:
KROK 1: Wejdź do systemu (Moduł MCU) -
tutaj
Od 1 listopada 2025 r. głównym miejscem do zarządzania uprawnieniami jest Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępny na stronie ksef.podatki.gov.pl. Zaloguj się do systemu (o tym jak to zrobić wyjaśniliśmy w
poprzednim wpisie
).
Uprawnienia w KSeF może nadawać:
-
właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej,
-
osoba, która jako pierwsza została zgłoszona do KSeF w spółce (przez zawiadomienie ZAW-FA).
Po zalogowaniu wybierz zakładkę „Uprawnienia”, a następnie „Nadaj uprawnienie”.
KROK 2: Nadaj uprawnienia swojemu biuru rachunkowemu
W oknie "Rodzaj uprawnienia" przewijamy pasek w dół i wybieramy opcję "Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur". Pojawią się pola do uzupełnienia z NIP i nazwą Twojego biura rachunkowego.
Następnie zaznacz zakres: „dostęp do faktur” (żeby księgowi mogli je pobierać) oraz ewentualnie „wystawianie faktur”.
WAŻNE: Musisz zaznaczyć również opcję „z prawem do dalszego przekazywania uprawnień”.
Dzięki temu Ty wskazujesz tylko biuro jako całość, a właściciel biura sam przydziela dostęp swoim pracownikom (księgowym), którzy Cię obsługują. Jeśli w biurze zmieni się pracownik, nie musisz nic robić w systemie – biuro samo to zaktualizuje.
KROK 3: Nadawanie uprawnień pracownikom
Jeśli w Twojej firmie faktury wystawia pracownik (np. handlowiec, recepcja, administracja), również trzeba nadać mu dostęp.
Ponownie przechodzimy procedurę. Tym razem w polu "Rodzaj uprawnienia" wybieramy z listy "Osobie fizycznej do pracy w KSeF".
Uprawnienie do wystawiania faktur pozwala na tworzenie oraz podgląd wytworzonych przez siebie dokumentów. Opcja przeglądanie faktur daje dostęp do faktur kosztowych oraz sprzedaży, których dana osoba nie wystawiła samodzielnie.
POZOSTAŁE OPCJE
Jeśli jako właściciel nie chcesz się tym zajmować i wolisz zlecić zarządzanie uprawnieniami pracownikowi, to możesz to zrobić w zakładce "Dodaj administratora".
Jest to też bardzo ważna zakładka dla firm, które mają większą strukturę organizacyjną, oddziały, kilka punktów sprzedaży, itp. KSeF daje możliwość tworzenia identyfikatorów wewnętrznych. To dodatkowe oznaczenie, które pozwala KSeF rozróżniać różne źródła wysyłania faktur w ramach jednej firmy. Pozwala to np. na rozróżnienie faktur wystawianych na / przez poszczególne oddziały lub osoby. Jeśli są Państwo większą organizacją, to należy w tym temacie skonsultować się ze swoim biurem rachunkowym.
W zakładce "Zarządzanie uprawnieniami" właściciel / administrator ma dostęp do listy nadanych uprawnień wraz z możliwością ich odebrania.
